Procedimiento de selección de subasta inversa electrónica

Directiva Nº 005-2016-OSCE/CD

I. FINALIDAD

Complementar la regulación de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento sobre la Subasta Inversa Electrónica.

"Complementar la regulación de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento sobre la Subasta Inversa Electrónica."

II. OBJETO

Establecer disposiciones que permitan la aplicación del procedimiento de selección de Subasta Inversa Electrónica.

III. DISPOSICIONES GENERALES

• Al formular el requerimiento, se debe verificar el Listado de Bienes y Servicios Comunes para ver si alguno satisface su necesidad. De ser así, se formula el requerimiento considerando la ficha técnica correspondiente. El requerimiento incluye cantidad, plazo, forma, lugar de entrega o la prestación del servicio. También debe incluir los requisitos de habilitación.
Si antes de la convocatoria la ficha técnica sufre modificaciones, el área usuaria debe formular el requerimiento conforme a la modificación y debe ser comunicado al órgano que contrata para que evalué las modificaciones y otros aspectos.

• Las bases deben contener el requerimiento. La ficha técnica del servicio se obtiene del Listado de Bienes o Servicios Comunes que está en el SEACE. Para incluir los requisitos de habilitación se debe observar la Ficha Técnica y/o documentos de orientación publicados en el SEACE.

La Entidad sólo puede realizar precisiones en las Bases sobre información que se previsto en la ficha técnica. Antes de la convocatoria, el Comité de Selección debe verificar que la ficha técnica esté vigente.
• Se presume que los bienes y/o servicios cumplen con las características que exige la ficha técnica y con las condiciones previstas en las Bases.

• El plazo mínimo entre la convocatoria y la etapa de apertura de ofertas y periodo de lances es de 5 días hábiles, salvo cuyo valor sean mayor de 65 UIT que tendrá plazo de 8 días hábiles.

• El participante es responsable de verificar que el archivo que se envía sea del tipo permitido por el SEACE, que pueda ser descargado y con contenido legible. Los documentos son los del literal b) y c) del numeral 7.2.2. de la presente Directiva, deben constar con rubrica del postor o apoderado.

• En caso de controversias en la ejecución del contrato sobre las características del servicio y lo señalado en la ficha técnica, las partes podrán conciliar en función al dictamen pericial.

IV. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

• En la convocatoria, en caso de procedimientos por relación de ítems, la Entidad puede disponer diferentes días y horarios en la etapa de apertura de ofertas y lances, también durante el otorgamiento de la buena pro.

• En el registro de los participantes, registro y presentación de ofertas se desarrolla en 24 horas de los días previstos, dentro de los siguientes 3 ciclos consecutivos:

- Registro de participantes: para registrarse, el proveedor debe:
a) Entrar al SEACE con el usuario y contraseña contenido en el Certificado SEACE.
b) Declarar la aceptación de las condiciones de uso del sistema para participar en la Subasta Inversa Electrónica. Deberá aceptar el formulario del SEACE.
- Registro de ofertas: para registrar su oferta el participante debe:
a) Llenar el formulario con los datos del representante. De ser el caso, datos del consorcio, incluyendo los del representante legal común
b) Adjuntar el archivo escaneado de su oferta, como lo indica la ficha técnica o documento de orientación publicados en el SEACE
c) Registrar el monto de la oferta o respecto del ítem al cual se presenta, el cual será utilizado por el sistema para el inicio al periodo de lances en línea. El participante puede realizar modificaciones a la oferta solo hasta antes de haber confirmado su presentación.
- Presentación de ofertas: el participante puede hacerlo a través del SEACE en el sistema. En la subasta inversa electrónica, la presentación de ofertas se efectúa en una sola oportunidad.

• La etapa de apertura de oferta y periodo de lances se programa al día hábil siguiente de finalizada la etapa de registro de participantes, consignándose las horas dentro de las 8.00 am las 6.00 pm. Con una duración de 2 horas como mínimo. Esta etapa se desarrolla a través de los siguientes 2 ciclos:
- Apertura de ofertas: verifica el registro y la presentación de 2 ofertas como mínimo por ítem, caso contrario es declarado desierto.
- Periodo de lances: permite mejorar los montos de sus ofertas con lances sucesivos en línea. La mejora de precios queda a criterio del postor realizando:
a) Acceder al SEACE, en la fecha y hora indicada en el calendario del procedimiento.
b) Ingresar a la ficha del procedimiento y seguidamente acceder a la opción mejora de precios.
c) Hacer efectiva la participación de los precios mediante enlaces en línea.
El postor puede mejorar su oferta en el periodo establecido en el calendario del procedimiento. Cada nuevo lance debe ser inferior al último precio ofertado. 5 minutos antes de finalizado el horario indicado en el calendario del procedimiento para efectuar enlaces en línea, el sistema indicara con una alerta del cierre del periodo para enviar los últimos lances.

• Terminada la etapa de apertura de ofertas y lances, el sistema procesa los lances de la Subasta Inversa Electrónica, ordenando a los postores por cada ítem según el último lance estableciendo un orden de prelación.
Para conocer al ganador del proceso, el sistema genera un reporte con los resultados de lances, permitiendo a la Entidad visualizarlo en orden de prelación.
En caso de empata se efectuará un sorteo para establecer el postor.

• Generado el reporte, el comité de selección debe verificar que los postores de primer y segundo lugar hayan presentado la documentación requerida en las Bases. En caso de subsanación se precederá según el reglamento.
Implementada la subsanación electrónica, el plazo señalado en el art. 39 del reglamento se computa 1 días hábiles siguientes de notificado el requerimiento al postor del sistema.
Cuando la documentación reúna las condiciones de las Bases, el comité de selección otorga la buena pro al postor que ocupó el primer lugar. De no cumplir con las condiciones se le descalificará y proseguirán con las demás ofertas. Para otorgar la buena pro al menor precio que reúna las condiciones, el comité de selección verificara que exista como mínimo 2 ofertas válidas.
Si la oferta de menor precio supera el valor estimado de la convocatoria, el comité de selección que otorga la buena pro, debe contar con la disponibilidad presupuestal y aprobación del titular de la entidad dentro de los 5 días hábiles siguientes desde el otorgamiento de la buena pro, bajo responsabilidad.
El comité de selección elaborará el acta de otorgamiento de buena pro con el resultado del primer y segundo lugar obtenido por cada ítem. Dicha acta debe ser publicada en el SEACE el mismo día de otorgada la buena pro.

V. SUGERENCIAS

• Revisar el listado de bienes y servicios para ver si alguno es de interés
• Incluir en el requerimiento cantidad, plazo, lugar de servicio y requisitos de habilitación conforme a la Ficha técnica
• Verificar que el archivo virtual que se envía sea el permitido por el SEACE.
• El registro es a través de la página del SEACE con el usuario y contraseña del certificado de SEACE

VI. CONCLUSIONES

• Si se modifica la ficha técnica, el requerimiento también debe estar conforme a la modificación y se debe comunicar al órgano que contrata.
• Las bases deben contener el requerimiento, la ficha técnica se obtiene del listado de bienes o servicios comunes del SEACE.
• El plazo mínimo entre la convocatoria y la etapa de apertura de ofertas y periodo de lances es de 5 días hábiles.
• En caso de controversias en la ejecución del contrato, podrán conciliar en función al dictamen pericial.
• El reporte del comité de selección contiene a los dos primeros puestos entre los postores con la documentación requerida. En caso de haber empate, se hará un sorteo automáticamente.

Fuente

Directiva Nº 005-2016-OSCE/CD